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Nota informativa: Buzón de denuncias en empresas con 50 o más trabajadores.

 

La Ley 2/2023 de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, establece la obligación para las empresas con 50 o más trabajadores de implantar un “buzón” que facilite a sus empleados o a cualquier persona que haya tenido alguna relación laboral o comercial con la empresa, incluso los autónomos que hayan prestado servicios y becarios, denunciar las infracciones administrativas o penales que detecten en la empresa.

 

Extractamos las cuestiones más relevantes al respecto:

 

1.-OBLIGACIÓN DE IMPLANTAR SISTEMA INFORMACIÓN:

  • La norma establece la obligación de implantar un canal de denuncias y habilitar los sistemas que sean precisos para que este funcione.
  • El sistema servirá para recibir y gestionar denuncias sobre cualquier materia que afecte al ámbito laboral por empleados, becarios o autónomos que hayan prestado sus servicios al negocio.
  • Dicho “buzón” lleva aparejada la obligación de la empresa de encargar o contratar expresamente a un empleado o empresa externa independiente, el control y gestión de las denuncias con el objetivo de realizar un seguimiento en caso necesario.

 

2.-REQUISITOS:

2.1.-Permitir realizar comunicaciones por escrito, bien por correo postal o cualquier medio electrónico habilitado a tal efecto; o verbalmente, por vía telefónica, a través de un sistema de mensajería de voz. A solicitud del informante podrá presentarse mediante reunión presencial dentro del plazo máximo de siete días.

En el caso de que la comunicación sea verbal, esta deberá documentarse de alguna de las siguientes maneras, previo consentimiento por el informante:

  • a)mediante una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible, o
  • b) a través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada por el personal responsable de tratarla.

Nota: Sin perjuicio de los derechos que le corresponden de acuerdo a la normativa sobre protección de datos, se ofrecerá al informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación.

2.2.-Los canales internos de información permitirán incluso la presentación y posterior tramitación de comunicaciones anónimas.

2.3.-A aquellos que realicen la comunicación mediante canales internos, se les informará de un modo claro y accesible, sobre los canales externos de información antes las autoridades competentes o ante las instituciones, órganos y organismos de la UE. Tras realzar la comunicación,  el informante podrá señalar un domicilio, email o lugar seguro a efectos de recibir las notificaciones pertinentes.

3.-PROTOCOLO DE IMPLANTACIÓN:

  • Identificación del canal o canales internos de información a los que se asocian.
  • Inclusión de información clara y accesible sobre los canales externos de información antes las autoridades competentes.
  • Envío de acuse de recibo de la comunicación al informante en el plazo de siete días naturales.
  • Plazo máximo determinado a la hora de dar respuesta a las actuaciones de investigación, no pudiendo ser superior a los tres meses a contar desde la recepción de la comunicación.
  • Previsión de la posibilidad de mantener la comunicación con el informante y si fuese necesario de solicitar a la persona informante, la información adicional.
  • Derecho de la persona afectada a que se le informe de las acciones y omisiones que se le atribuyan y a ser oída en cualquier momento.
  • Confidencialidad garantizada en cuanto a la comunicación remitida por canales de denuncia que no sean los estipulados.
  • Respeto a la presunción de inocencia y al honor de las personas afectadas.
  • Remisión de la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato si los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito.

 

4.-PLAZO PARA SU IMPLNATACIÓN:

FECHA LÍMITE: Hasta el 1 de diciembre de 2023.

 

5.-MULTAS EN CASO DE NO IMPLANTACIÓN:

La cuantía de las multas por no tener en marcha esta herramienta en los términos que reza el BOE dependerá de la concreta infracción cometida, que puede ir de leve (con una sanción de hasta 100.000 euros) a muy grave (con sanción de hasta 1.000.000 euros). 

También existen sanciones accesorias para las infracciones muy graves, como la prohibición de obtener subvenciones u otros beneficios fiscales.

El resultado económico del ejercicio anterior de la empresa puede actuar como criterio para graduar la sanción.

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